Evaluation eines Praxisinformationssystems (PIS)

Disclaimer

Um Enttäuschungen und Fehlentscheidungen vorzubeugen, solltest du in Anbetracht deiner Evaluation folgende Punkte beachten:

• Das optimale PIS, wie du es dir wünschst, wirst du wahrscheinlich nicht finden. 100 % zufrieden wirst du mit der Lösung nie sein. Probiere darum, von den existierenden Systemen dieses auszuwählen, welches deiner Art zu arbeiten am ehesten entspricht.
• Gewissheit, wie sich die Lösung in der täglichen Verwendung tatsächlich bewährt, hast du erst nach der Entscheidung. Gerade deswegen ist es wichtig, dass du dich in der Evaluation so gut wie irgend möglich in die echte Anwendung versetzen kannst; optimalerweise kannst du die Applikation einige Stunden oder sogar Tage als Demoversion testen.
• Falls du dein bestehendes System reevaluierst, lohnt sich eine Umstellung aufgrund kleiner Optimierungen meist nicht. Die Lösung muss einen grösseren Mehrwert aufweisen, damit dieser dann auch tatsächlich im Alltag überwiegt.
• Sofern mit einem System effektiv Effizienzgewinne entstehen, sind leichte Kostenunterschiede vernachlässigbar.

Evaluation und Einführung eines Praxisinformationssystems

Vision, Ziele & Erwartungen

Überlege dir, bevor du mit der eigentlichen Evaluation beginnst, was du mit dem Umstieg auf das neue System genau bezwecken willst. Was möchtest du auf strategischer Ebene mit der Veränderung erreichen? Was erhoffst du dir davon? Was sind deine Erwartungen? Falls du reevaluierst: Wieso willst du wechseln? Was soll beim neuen System besser/anders sein? Halte dir diese Vision beim weiteren Verlauf stets vor Augen.

Entscheidungskriterien formulieren und priorisieren

Formuliere gemeinsam mit deinem Praxisteam die Entscheidungskriterien, anhand welcher du die einzelnen Systeme vergleichen möchtest. Dabei sind unserer Erfahrung nach vor allem folgende Dimensionen zu beachten:

• Medizinisch ärztliche Nutzung
• Praxisprozesse
• Interoperabilität (Schnittstellen zu Geräten oder anderer Software)
• Zukunftsfähigkeit
• Abrechnung

Achte beim Erfassen der Kriterien darauf, dass du später die jeweilige Qualität eines Kriteriums bewerten kannst, um infrage kommende Systeme zu vergleichen. Wo es möglich ist, solltest du Prozesskriterien anstelle von Funktionen benennen. So sollte ein Kriterium also nicht einfach „Labor“ oder „Agenda“ heissen, sondern eher „Übersichtlichkeit Laborwerte“ resp. „Workflow-Unterstützung Termineintragung“.

Die Erfassung dieser Kriterien ist ein wichtiger Schritt und kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Lasse dich für den Inhalt z. B. von der Checkliste im FMH-Services Softwarekatalog inspirieren. Falls du auf eine bestehende, ausführliche Liste solcher Kriterien zurückgreifen und dabei nur noch die für dich relevanten übernehmen möchtest, empfehlen wir dir unsere 5-Schritte-PIS-Evaluation. In dieser stellen wir dir unter anderem eine bestehende Qualitätskriterienliste mit über hundert bewährten Kriterien zur Verfügung.

Da die Zeit in den Präsentationen oft nicht ausreicht, um sich alle Funktionen und Kriterien zeigen lassen zu können, solltest du die einzelnen Kriterien vorab priorisieren. Das ermöglicht dir, mit den jeweiligen Herstellern deine Anforderungen beim wichtigsten Kriterium beginnend durchzugehen.

Hersteller auswählen und einladen

Anhand der von dir definierten Kriterien kannst du nun 2–4 Hersteller auswählen und für eine Produktpräsentation einladen. Rechne pro Präsentation mit ca. 1.5–2 Stunden. Dein Praxisteam sollte bei der Präsentation ebenfalls dabei sein.

Herstellerpräsentationen und Bewertung

Arbeite dich in der Präsentation durch deine priorisierte Kriterienliste und lasse dir die einzelnen Prozessschritte zeigen. Stelle dir dabei so gut wie möglich die tägliche Arbeit mit der Anwendung vor. Führe durch die Präsentation und frage nach, wenn du etwas nicht verstanden hast. Bewerte die vorerfassten Kriterien jeweils einzeln, z. B. mit einer Skala von 0–10, was dir erlaubt, die einzelnen Anbieter nach den Vorführungen besser vergleichen zu können. Halte auch deine Mitarbeitenden dazu an, Fragen zu stellen und die für sie relevanten Kriterien zu bewerten.

Vergiss nicht, am Schluss der Präsentation genügend Zeit für die Besprechung der Preise einzuplanen. Zusätzlich zur Offerte, welche du erhältst, ist es u. U. wichtig zu verstehen, welche Folgen eine Vergrösserung deiner Praxis (Workstations und/oder Personal) auf den Preis des jeweiligen Anbieters hätte.

Entscheid für System

Auf Basis der erarbeiteten Informationen triffst du nun deine Entscheidung. Für diese sind, wie bereits oben erwähnt, die Kosten zwar ein wichtiger Faktor, oft ist jedoch ausschlaggebender, wie effizient deine hoch priorisierten Prozessschritte mit dem System bearbeitet werden können. Wenn du dir mit einem System jeden Tag einige Minuten sparst, kann das oft auch grössere Kostenunterschiede wettmachen.

Nach der Entscheidung kannst du dich durch den Anbieter bei der konkreten Planung und Einführung unterstützen lassen. Wichtig sind klar definierte Meilensteine, welche am besten auch vertraglich festgehalten werden.

Einführung / Ablösung

Denke für die Einführung daran, dass du genügend Zeit für die Planung einrechnest, genug Schulung und Unterstützung in Anspruch nimmst und „Pufferzeiten“ einplanst, in welchen du die Herausforderungen und Schwierigkeiten zu Beginn abfedern kannst. Integriere dein Team in den Prozess, nimm Bedenken ernst und sorge für notwendige Unterstützung.

Wurde das Projekt mit Meilensteinen definiert, kannst du diese schrittweise abnehmen und das Projekt nach erfolgreicher Installation und Schulung abschliessen.

Heureka Health unterstützt dich gerne

‍Falls Du Dich im Vorgehen für die Evaluation gerne unterstützen lassen willst, steht Dir unser Partner Heureka Health gerne mit der bewährten 5-Schritte-PIS-Evaluation zur Verfügung. Diese bildet den oben beschriebenen Prozess mit verschiedenen Vorlagen strukturiert ab und ermöglicht so einen möglichst objektiven Entscheid bei minimalem Aufwand deinerseits. Du kannst Heureka Health dazu ungeniert telefonisch oder per Mail kontaktieren. Weitere Informationen zu den Beratungsservices von Heureka Health findest du hier.

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